[카드뉴스] 신입사원 필수 전화예절 백서 [시선뉴스]

[시선뉴스 이호기자, 시선뉴스 이다희 인턴 / 디자인 장정훈 인턴]

입사한지 얼마 안 된 낯선 사무실에 들려오는 공포의 전화 벨소리. 개인전화가 아니기에 함부로 받아서도 안 되는 전화! 어떻게 받아야 할까?

1, 벨소리는 2~3회 정도 울린 후 받는다.
너무 빨리 받으면 상대방이 당황스러워 할 수 있고, 너무 늦게 받으면 기다리게 되므로 2~3회 정도 울린 후 받으면 적당하다.

2. 소속과 이름을 정확하게 밝힌다.
사내전화일 경우에는 소속과 이름을, 외부 전화 일때는 사명과 소속과 이름을 말하면 상대방이 제대로 전화를 걸었는지 확인할 수 있다.

3. 메모는 확실하게
전달해야 될 내용을 메모할 때는 정확한 내용을 빠짐없이 적을 수 있도록 한다. 상대방이 연락을 요청 할 때는 상대방의 이름, 회사, 소속, 직함과 연락처를 빠짐없이 적는다. 메모 후에는 내용이 맞는지 다시 확인한다.

4.목소리가 잘 안 들릴 때
상대방이 얘기를 하고 있는데 잘 들리지 않으면 곧바로 잘 들리지 않는다고 말한다. 말을 도중에 끊는 실례를 범한다고 생각하지만, 잘못된 메모를 남기는 것은 더 큰 실례다.

5. 가급적 밝고 또렷한 목소리를 낸다
얼굴을 맞대고 하는 대화가 아니기 때문에 가급적 밝고 또렷한 목소리를 낸다.

6. 목이 잠기거나 헛기침을 할 때는 안 들리게
목이 잠기거나 헛기침을 할 때에는 최대한 상대방이 들을 수 없도록 한다. 그리고 상대방에게 사과를 하는 것이 예의다.

7. 통화가 끝날 때는 가벼운 인사를!
통화를 끝내기 전에 ‘좋은 하루 되세요’, ‘감사합니다’ 등의 가벼운 인사를 더해 듣는 사람에게 기분 좋음을 남긴다.

8. 한 타임 쉬고 통화를 종료한다.
통화가 끝날 때 먼저 끊으면 상대방이 기분 나쁠 수 있다. 또 너무 늦게 끊으면 듣지 말아야 할 것도 들을 수 있다. 통화 종료 후 3초 정도 있다가 끊도록 한다.

회사에 걸려오는 전화는 대부분 외부에서 오는 전화다. 그만큼 전화예절은 그 회사의 얼굴이라 할 정도로 중요하다. 깍듯한 전화예절로 높은 분들께 점수를 따보자.